在总工程师或总工程师代表的指导下,负责办公室的秘书性事务和库房管理工作。
1. 组织安排工程部的后勤设备
2. 对办公室的日常工作进行记录,保护总工程师的绝密文件不被其他人接触
3. 在总工程师或总工程师代表的指导下负责打印 / 复印报告,备忘录,传真文件和日常的通讯联络
4. 负责做会议纪要并打印分发
5. 负责领取文具并控制浪费
6. 为总工程师管理好档案并且安排约会
7. 为工程部保存最新的档案系统。
8. 保存所有设备明细记录档案和工程部技术维护守则保持一致
9. 将所有的防护性维修工作载入设备记录卡和设备记录档案。
10. 负责派送并收回一周一次的维修保养单并且确保及时正确无遗漏地填写所有信息
11.负责防护性维修保养计划的最新记录
12.对已收到的维修申请单和已完成的维修任务保 存精确的记录
13.完成购物申请并且保存发货的跟踪记录
14.负责保存库存物品的最新明细
15.负责备份文件
16.在出现紧急事件时,负责抢救重要的文件和磁盘
17.负责办公区域随时保持清洁有序
18.遵循酒店的健康和安全条例
19.按照安排完成相关的工作和特殊项目
20.遵循保密守则。
21.向总工程师汇报,在总工外出时,向助理总工程师 汇报
22.和工程部其他员工进行沟通合作
23.适当地和承包商/顾问,供应商进行沟通合作
24.适当地和其他部门进行沟通合作。
25.在防火安全方面必须按照已有标准,程序和规定执行。
26. 负责申请采购和控制备品,包括订购,收货,发货,返仓,分类,维护以及控制备品数量。
27. 负责工具箱的运转,包括申请使用,备品控制,发放,归还确认和维护。
28. 与工程师协调决定零件/工具需求量,包括规格和数量。
29. 通过卡片,存货记录,组织和分类存放,最低和最高存货量来进行控制
30. 严格把关全部购买货物的质量标准。
31. 保留供货商的名单并经常核对价格和标准。
32. 每月清点一次存货,并填写报告以及决定适当修改存货控制程序。
33. 决定年度用货数量以便和供货商协商价格并修改存货水平。
34. 按照标准程序填写采购申请表。
35. 协调产品适用和评估。
36. 与采购部门及时沟通和落实物品采购情况。
37. 通过价格比较价格,根据工作方式方法的不断改善和 运输条件,库管员应不断寻求和定购最适宜的物品和材料,同时提请将不适宜物品的材料作报废处理。
38. 掌管保存全部零部件数据库及说明书。
39. 按照总工程师要求完成其它工作
40. 按时完成考勤报表
41. 按照酒店万豪政策合规处理现金、备用金、支票、信用卡、账单、长短款等,遵守所有公司政策和程序。
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